Die Sammlungsdatenbank der Prähistorischen Abteilung des Naturhistorischen Museums in Wien

von Peter Stadler

Inhaltsverzeichnis

Zusammenfassung

Aufgabenstellung

Das Programm InputMachine

Zusammenfassung

Vor kurzem konnte die Sammlungsdatenbank der Prähistorischen Abteilung - der einzigen Bundessammlung und gleichzeitig der größten Sammlung ur- und frühgeschichtlicher Fundobjekte - fertiggestellt werden. Die Eingabezeit konnte durch Beachtung grundlegender Überlegungen und durch Einsatz des von uns entwickelten Eingabeprogrammes mit Thesaurusfunktion - InputMachine - von prognostizierten 25-40 Mannjahren auf 1.25 Mannjahre reduziert werden. Wir stehen nun vor der Entscheidung, sie einer wissenschaftlichen Öffentlichkeit uneingeschränkt zur Verfügung zu stellen. Wünschenswert wäre auch eine Verknüpfung mit Datenbanken anderer Museen oder der - in Entstehung befindliche - Fundstellendatei der Bodendenkmalpflege des Bundesdenkmalamtes.

Es wird auch darzustellen versucht, daß die zu planende Eingabe der anderen Sammlungen mit prähistorischen Funden, ob nun die Sammlung des Instituts für Ur- und Frühgeschichte der Universität in Wien oder die Sammlungen in Landes- oder Heimatmuseen, nicht nur von unseren Erfahrungen profitieren könnten, sondern auch eine Aufnahme unter Verwendung desselben Thesaurus eine gemeinsame Nutzung aller Datenbestände ermöglichen würde.

Aufgabenstellung

Zu Beginn unserer Arbeit stellte sich die Aufgabe, die Sammlung der Prähistorischen Abteilung des Naturhistorischen Museums in einer Datenbank zu erfassen. Diese Sammlung umfaßt etwa 100000 Inventarnummern und ist in über 31 handgeschriebenen Inventarbüchern von 1870 bis heute erfaßt worden. Für das Abschreiben der Bücher wurde eine Zeit von ca. 50000 Arbeitsstunden prognostiziert. Damit wäre aber noch keine Standardisierung - also die konsistente Verwendung von immer den gleichen Vokabeln für die gleichen Objekte - gewährleistet.

Zum Zeitpunkt des Beginns unseres Projektes gab es kein Beispiel, in dem es gelungen war, komplette Sammlungen großer Museen zu erfassen. Vielmehr gab es eine Warnung durch das zum damaligen Zeitpunkt wohl als gescheitert geltende gemeinschaftliche Projekt des Helms-Museums in Hamburg, des Schleswig-Holsteinischen Landesmuseums für Vor- und Frühgeschichte in Schleswig und des Museums für Vor- und Frühgeschichte Staatliche Museen Preußischer Kulturbesitz in Berlin . So wurde dort in gewohnt "Deutscher Gründlichkeit" versucht, einen Maximalkatalog für jedes Objekt zu erstellen. Dieses Projekt veranlaßte uns aus den Fehlern anderer zu lernen. So meint Wolters zu diesem Projekt abschließend, daß es wohl nicht sinnvoll ist, diesen Maximalkatalog zu erfassen, sondern sich auf essentielle Daten zu beschränken.

Deshalb wurde 1985 - zu einer Zeit als von Windows noch keine Rede war - ein Programm mit Namen InputMachine entwickelt, das folgendes gewährleisten sollte:

Das Programm InputMachine

Das Programmpaket InputMachine wurde entwickelt, um Inventardatenbanken möglichst schnell erstellen zu können. Hochrechnungen der Eingabezeit mittels konventioneller Eingabemasken von herkömmlichen Datenbankprogrammen wie DBASE, die alle Eingaben als Tipparbeit erwarten, ergaben fast aussichtslos lange Dauer von bis zu 40 Mannjahren, je nach Größe der Datenbank. Projekte, bei denen soviel Arbeitszeit prognostiziert wurde, blieben schon meist in der Entwicklungsphase stecken.

Deshalb wurde hier ein Programm entwickelt, daß beliebige Thesauri verwalten kann. Die Eingabe selbst erfolgt nur über Auswahl der Vokabel am Bildschirm entweder über die Tastatur oder über die Maus.

Folgende Punkte erwiesen sich als notwendig:

Unter Verwendung von InputMachine und unter Einhaltung des Minimaldatensatzes wurde die Eingabezeit auf 2500 h, etwa 1.25 Mannjahre reduziert, also auf etwa ein Zwanzigstel des ursprünglich prognostizierten.

Jede Objektbeschreibung kann durch Benutzung der Vokabel aus einem hierarchisch angeordneten Wörterbuch (= Thesaurus) erfolgen. Aufgabe bei der Planung einer Datenbank ist es nunmehr die optimale Struktur des Thesaurus zu ermitteln. Dieser kann auch - was in der Praxis tatsächlich häufig vorkommt - später noch weiter ausgebaut und vergrößert werden.

InputMachine liegt derzeit nur als MS-DOS-Version vor. Eine Windows 95/NT Version wird vorbereitet. Es ist geplant, diese dann als ShareWare-Programm allgemein zur Verügung zu stellen. (Stand vom November 1997)

Anwendungsmöglichkeiten

Museumsinventarisation:

Außer der Sammlung der Prähistorischen Abteilung des Naturhistorischen Museums mit der weitaus größten Sammlung Österreichs, wurde bereits auch die Sammlung des Höbarthmuseums in Horn mit InputMachine erfaßt. Somit ist diese Datenbank weitgehend kompatibel zur Datenbank der PA. Abfragen lassen sich über beide Sammlungen in völlig gleicher Weise durchführen.

In Hinblick auf die sinnvolle gemeinsame Nutzung aller Datenbestände der Heimatmuseen mit ur- und frühgeschichtlichem Fundmaterial, wäre es empfehlenswert, den gleichen Thesaurus auch bei der zukünftigen - also noch nicht begonnenen - Eingaben zu verwenden.

Wissenschaftliche Datenbanken:

Selbstverständlich erhebt die Datenbank für die Museumsinventare keinen Anspruch darauf, eine wissenschaftliche Datenbank zu sein. Sie ist vielmehr ein Grundgerüst, das zukünftig weiter ausgebaut werden kann. Darüberhinaus wurden mit InputMachine bereits eine Reihe anderer, von einer Inventardatenbank unabhängiger wissenschaftlicher Datenbanken erfaßt, wobei sich die freie Gestaltung des Thesaurus mit bis zu 100000 Vokabeln als besonders vorteilhaft erwies:


Beschreibung von Keramik:

Hier liegen bereits Datenbanken der verschiedensten Zeitstufen vor:

Außer Keramik wurden natürlich auch andere Daten erfaßt:
Grabungsinventar:
Begehungsinventar:

Durch die Eingabe mit InputMachine erhält man verschiedene Resultate:

Benutzung von InputMachine

Dieses Programm dient zur rationellen Eingabe von thesaurierten Daten. Folgende Reihenfolge sollte eingehalten werden:

z.B.

InventarisierungsThesaurus

u.s.w.

z.B.:

Frühmittelalter

z.B.:

.....

z.B.:

Inventarnummer

Fundort

Finder

Der Bildschirm ist nun in zwei Fenster aufgeteilt. Im oberen sieht man den Thesaurus, im unteren anfänglich die Eingaben des letzten Datensatzes, die aber während der Auswahl aus dem Thesaurus durch die neuen Begriffe ersetzt werden.

Sodann beginnt die Abfrage der thesaurierten Daten. Dabei bestehen 3 Möglichkeiten.

Nach Auflistung sämtlicher Kategorien besteht die Möglichkeit einer Korrektur, mit dem nächsten Objekt fortzusetzen oder abzubrechen.

Den kompletten Thesaurus zur Inventarisierung der Sammlung der PA/NHM findet man hier.